Global sekretesspolicy för anställda och jobbsökande

Den här globala sekretesspolicyn för anställda och jobbsökande (”sekretesspolicyn” eller ”policyn”) omfattar hela Ecolabs globala verksamhet och alla medarbetare, oberoende underleverantörer och andra som på något sätt har anlitats av Ecolab, eller som Ecolab överväger att anlita, på anställnings-, kontraktsmässig eller yrkesmässig bas. I policyn beskrivs vilka personuppgifter som Ecolab kan komma att samla in i samband med ansökningsprocessen och eventuell anställning hos Ecolab, hur Ecolab använder och skyddar dessa uppgifter och med vem vi eventuellt kommer att dela dem.

Den här globala sekretesspolicyn för anställda och jobbsökande är utformad för att skapa en enhetlig standard för skydd av medarbetarnas personuppgifter på alla Ecolab-verksamheter. Ecolab är införstått med att viss lagstiftning kan medföra ytterligare krav i tillägg till de som beskrivs i denna globala sekretesspolicy för anställda och jobbsökande. Den här sekretesspolicyn är avsedd att vara ett komplement till den offentliga sekretesspolicyn i den mån du har interagerat med de offentliga delarna av Ecolabs webbplats i samband med ansökningsprocessen. Dessutom åsidosätter eventuella lokalt gällande sekretesspolicyer eller dataskyddsrelaterade regler om utelämnanden som gäller i just ditt bosättningsland denna globala sekretesspolicy för anställda och jobbsökande i den mån det finns en konflikt mellan dem.

Personuppgifter (som ibland också kallas ”information som skulle kunna identifiera en person”) är uppgifter som kan användas för att identifiera dig eller någon annan enskild person som berörs av informationen. En del av den information vi ber dig om som del av ansökningsprocessen krävs för att vi ska kunna verifiera din identitet och bedöma din lämplighet för tjänsten du söker. Vissa uppgifter krävs dessutom för att etablera anställningsförhållandet medan andra uppgifter kommer att samlas in under din anställningsperiod. Ecolab samlar in information i enlighet med vad som tillåts enligt lag i ditt bosättningsland. Viss information, som kön, rastillhörighet och religion, kan bara samlas in om detta är lagligt i din jurisdiktion.  

De personuppgifter vi samlar in i samband med din anställning eller ansökan kan inkludera följande:

• Namn och kontaktuppgifter (t.ex. adress, telefonnummer, e-postadress, faxnummer)
• Kontaktuppgifter i händelse av en nödsituation (t.ex. telefonnummer, kontaktpersonens relation till dig)
• Personlig information (t.ex. födelsedatum, civilstånd, födelseplats, nationalitet, uppehållstillstånd, medborgarskap, status för arbetstillstånd, militär status, föredraget språk)
• Betalningsinformation (t.ex. uppgifter om privat bankkonto, skatterelaterade blanketter och uppgifter, nummer på Ecolabs företagskort)
• Identifieringsinformation (t.ex. personnummer, passnummer, körkortsnummer, bilregistreringsnummer)
• Kontoinformation (t.ex. inloggningsuppgifter för Ecolabs jobbportal eller andra medarbetarportaler)
• Anställningsinformation (t.ex. anställningsdatum, lön och förmåner, facktillhörighet, pension, försäkring, förmånstagare, arbetsbegränsningar och -anpassningar, förlikningsprocesser, prestation)
• Tjänsteinformation (t.ex. ID-nummer hos Ecolab, jobbtitel, avdelning/affärsenhet, chef, anläggning, tillgång till datorer och anläggningar)
• Utbildning och vidareutbildning (t.ex. utbildningsnivå, yrkesområde och utbildningsinrättning, kompetensbedömningar, yrkeslicenser och -certifieringar eller kurser)
• Arbetshistorik (t.ex. tidigare arbetsgivare eller befattningar, rekommendationsbrev)
• Närvaroinformation (t.ex. betald ledighet (semester) och ledighetsansökningar, samt alla andra ansökningar om ledighet)
• Kommunikationsinformation (t.ex. röstmeddelanden, e-postmeddelanden, korrespondens, dokumentation och andra jobbrelaterade arbeten eller kommunikationer som skapats, lagrats eller skickats via våra nätverk, applikationer, enheter, datorer eller vår kommunikationsutrustning, undersökningsinformation)
• Information som samlats in i samband med rutiner för rekrytering eller avslutad anställning (t.ex. intervjuinformation, CV eller meritförteckning, ansökningshandlingar, referenser, skriftliga referenser, bakgrunds- och kreditkontroller, transkript, kontakter före anställningen, anställningserbjudande och -acceptans, start- och slutdatum, datum och skäl till avgång)
• Information om bedömning och bevakning av industriell hygienexponering
• Annan information som angetts på formulär och som krävs för förmåner, löneutbetalning eller personalavdelningen, i enlighet med gällande lagstiftning
• Bild och avbildningar, där detta är lagenligt och/eller efter förvarning om så krävs enligt lag (t.ex. identifierande foto, inspelning från övervakningskamera, andra bilder och foton, samt tid och plats för användning av passerbricka)
• Teknikuppgifter och information som beskrivs i Ecolabs cookiepolicy, vid användning av vissa av Ecolabs webbplatser, inklusive där en medarbetare eventuellt kan neka till att den här typen av information samlas in (t.ex. information om besökta webbplatser, online-aktivitet eller annan information om användning av företagets enheter eller nätverk, IP-adresser för företagsägda enheter, användar-ID, lösenord och andra inloggningsuppgifter som används för att komma åt Ecolabs system, applikationer, enheter, datorer eller kommunikationsutrustning)
• Unika personliga identifierare som är kopplade till viss webbplatsspårningsteknik enligt beskrivning i Ecolabs cookiepolicy och som du kan neka till enligt samma cookiepolicy (t.ex. enhetsidentifierare, cookies, spårpixlar, pixeltaggar, mobila annons-ID:n och liknande teknik eller andra typer av beständiga identifierare). Observera att trots att den här sekretesspolicyn gäller för alla medarbetaraktiviteter, så kan tillämpligheten för cookies och den tillhörande cookiepolicyn variera om du besöker vissa webbplatser utanför www.ecolab.com.
• Annan information som kan utbytas i samband med ingåendet av ett anställningsavtal med Ecolab. Du kommer att känna till eventuell ytterligare information som samlas in, eftersom den kommer att komma direkt från dig.

Vissa personuppgifter anses vara ”känsliga” eller tillhöra en särskild kategori i vissa dataskyddsbestämmelser. Där så krävs enligt lag kommer ditt uttryckliga samtycke till insamling, behandling eller överföring av den här typen av känsliga personuppgifter att inhämtas. Lämpliga säkerhets- och skyddsåtgärder kommer att vidtas baserat på personuppgifternas art och vilka risker som är förknippade med uppgifterna och behandlingen.

När du tillhandahåller Ecolab personuppgifter enligt vad som beskrivs i denna sekretesspolicy samlas informationen vanligtvis in direkt från dig och du vet precis vilka personuppgifter som vi samlar in.

Om du är en jobbsökande och använder ett sökverktyg från tredje part, en social medieplattform (t.ex. LinkedIn) eller en rekryterare som inte är kopplad till Ecolab kan det hända att Ecolab får vissa av dina personuppgifter indirekt, via dessa källor. Observera att den globala sekretesspolicyn för anställda och jobbsökande inte omfattar externa tredje parter och att Ecolab inte har någon kontroll över dataskyddsrutinerna hos externa tredje parter. Vi rekommenderar att du granskar dataskyddsrutinerna för den aktuella webbplatsen, enheten eller personen genom att kontakta denna direkt eller läsa informationen som är tillgänglig på dennas webbplats.

Under vissa begränsade omständigheter kan tredjepartsleverantörer av tjänster samla in information å Ecolabs vägnar (t.ex. för bakgrundskontroller, urgallring), men sådan insamling kommer alltid att ske i samband med din anställning eller ansökan och du kommer alltid att informeras om att informationsinsamlingen hanteras av en tredje part vid tiden för insamlingen.

Avslutningsvis kommer viss information att samlas in från kunder, kollegor och andra som du eventuellt har varit i kontakt med under din anställning hos Ecolab (t.ex. kundenkäter för prestationsbedömning och liknande ändamål).

I enlighet med bestämmelserna i den här sekretesspolicyn använder Ecolab de personuppgiftskategorier som anges ovan på flera olika sätt. Om inget annat anges kan ovanstående information användas för något av de ändamål som räknas upp nedan. De här ändamålen täcker inte alla eventualiteter och det är möjligt att du vid ett senare tillfälle blir upplyst om ytterligare ändamål för andra, särskilda typer av behandling. Ecolab kan använda dina personuppgifter för att:

• bedöma om du uppfyller kriterierna för tjänsten, inklusive för att kontrollera referenser och kvalifikationer
• tillhandahålla lön och förmåner till dig
• bedöma om du har erfordelig kompetens för ett visst jobb eller en viss uppgift
• möjliggöra kommunikation och samarbete mellan anställda
• efterleva tillämplig anställnings- eller arbetslagstiftning
• kontakta dig angående andra jobbmöjligheter
• tillhandahålla allmän information om Ecolab
• besvara dina frågor och förfrågningar
• hantera arbetsrelaterade anspråk (t.ex. arbetstagarersättning och försäkringsskador)
• tillhandahålla utbildning eller annan kompetensutveckling
• utföra prestationsbedömningar och vidta disciplinära åtgärder
• etablera kontakt i en nödsituation
• uppfylla lagstadgade krav, inklusive hälso- och säkerhetskrav, begäran om information från myndigheter, i samband med säkerhetsutredningar eller för att göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
• sammanställa personalregister
• skydda information som företaget lagrar
• hantera personalresurser, ekonomisk planering, företagets regelefterlevnad, internrevisioner och annan administration
• förvalta våra applikationer, vår programvara och våra elektroniska system
• förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och prestationer
• förhindra potentielt bedrägliga, förbjudna eller illegala aktiviteter
• allmänt hantera alla aspekter av anställningsförhållandet, inklusive men inte begränsat till att upprätta, förvalta och avsluta anställningsavtal, allmän drift, samt för administrativa, ekonomiska och personalrelaterade ändamål
• andra nödvändiga ändamål som Ecolab rimligen behöver utföra och om vilka du blir förvarnad om det handlar om en betydande avvikelse från de ändamål som anges ovan.

I tillämpliga länder kommer den demografiska information du anger i jämlikhetsdelen av en jobbansökan enbart att användas för att bevaka allas lika möjligheter i Ecolabs globala verksamhet. Ecolab använder inte den här informationen för marknadsföringsändamål.

Ecolab kan samla in liknande eller relaterad information eller använda personuppgifter för ett liknande eller relaterat ändamål om detta är tillåtet enligt lagstiftning och regelverk i en enskild jurisdiktion. Om så krävs kommer mer information att tillhandahållas innan ytterligare insamling görs. Beroende på vilken jurisdiktion du tillhör kan det hända att du har rättigheter kring dina personuppgifter, som att radera, korrigera eller begränsa användningen. Dessa rättigheter och de jurisdiktioner där de är tillgängliga beskrivs nedan. 

Vi kan komma att tillhandahålla information tillhörande alla de personuppgiftskategorier som beskrivs ovan till Ecolabs medarbetare, konsulter, partner, samt andra företag eller personer för ändamålet att behandla denna information å våra vägnar för att upprätta, hantera eller avsluta vår anställningsrelation till dig. I en sådan situation kräver vi att de berörda parterna samtycker till att skydda konfidentialiteten hos informationen enligt vad som beskrivs både i den här sekretesspolicyn och i den offentliga sekretesspolicyn, samt i enlighet med alla interna standarder för sekretessefterlevnad och med de lagar och föreskrifter som gäller där du bor.

När du söker jobb hos Ecolab kommer enbart de personer som behöver åtkomst till dina personuppgifter för att kunna bedöma din ansökan att ha tillgång till dessa. Det kan hända att din information behöver vidarebefordras till enskilda Ecolab-medarbetare eller grupper av medarbetare som befinner sig utanför ditt bosättningsland för att din ansökan ska kunna behandlas. Om informationen överförs till ett annat land än ditt bosättningsland kommer överföringen att omfattas av den dataskyddslagstiftning som gäller i din jurisdiktion och denna sekretesspolicy.

Dina uppgifter kan skickas till följande parter:

• Våra dotterbolag och närstående företag
• Samarbetspartner, underleverantörer och kanalpartner som inte betraktas som dotterbolag
• Tredjepartsleverantörer eller tjänsteleverantörer som tillhandahåller viktiga tjänster och är nödvändiga för att vi ska kunna hantera din anställning eller ansökan, eller för att vi ska kunna tillhandahålla vissa anställningsrelaterade tjänster (inklusive för de ändamål som beskrivs i föregående avsnitt)
• Utomstående parter som tillhandahåller sakkunnig rådgivning (t.ex. advokater, banker, revisorer)
• Myndigheter och andra organ i samband med rättstvister eller andra förfrågningar, där detta tillåts enligt lag
• Andra personer eller utomstående parter som du har bett oss att dela information med

Förutom de sätt som beskrivs ovan kommer vi inte utan ditt samtycke, eller som del av ett specifikt program eller erbjudande som du har möjlighet att tacka ja eller nej till, att dela dina personuppgifter med andra utomstående företag för deras kommersiella eller marknadsföringsaktiviteter.

Vi kan dessutom komma att utelämna personuppgifter (i) i den utsträckning vi i god tro anser att detta krävs för att efterleva någon tillämplig lag, (ii) för att hävda våra rättigheter och/eller göra gällande eller försvara oss mot yrkanden som rör din anställning hos Ecolab, skydda oss mot skadeståndsskyldighet, försvara oss mot eventuella anspråk, skydda någon användares rättigheter, egendom eller personliga säkerhet, eller skydda allmänheten, (iii) om informationen måste utelämnas för att skydda någon annan persons säkerhet i enlighet med gällande lagstiftning, (iv) för att svara på ett domstolsbeslut, en stämning, husrannsakningsorder eller annan rättslig process, i den omfattning och med de begränsningar som lagstiftningen tillåter, (v) i händelse att vi genomgår en företagsomställning, som en sammanslagning, avyttring, anskaffning, avveckling eller försäljning av alla eller delar av våra tillgångar, eller (vi) för något annat ändamål som har direkt koppling till det ändamål för vilket personuppgifterna ursprungligen samlades in.

Ecolab kommer bara att spara dina personuppgifter under så lång tid som krävs för de ändamål som beskrivs i denna sekretesspolicy, vilket vanligtvis är längden på din anställningstid plus minst ett år efter det att anställningsrelationen upphörde. Om du har sökt ett jobb men inte blev erbjuden någon anställning kan du välja att samtycka till att Ecolab sparar din information så att Ecolab kan hålla dig uppdaterad om framtida anställningsmöjligheter. Du kan när som helst begära information om lagringstiden för dina personuppgifter.

I vissa jurisdiktioner kan tiden som dina personuppgifter lagras variera baserat på lokal lagstiftning. Du kan fråga din chef eller kontakta Ecolab med hjälp av de kontaktuppgifter som anges i den här policyn om du vill veta vilken lagringstid som gäller i just din jurisdiktion. Vi kan dessutom komma att spara och använda personuppgifter i den utsträckning som krävs för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter (t.ex. om det krävs att vi sparar dina uppgifter för att efterleva tillämplig lagstiftning), lösa tvister och verkställa våra juridiska avtal och policyer.

Om du befinner dig utanför USA, i synnerhet om du befinner dig i Kanada, Brasilien, Europeiska unionen (EU), Europeiska samarbetsområdet (”EES”), Nya Zeeland, Sydafrika, Schweiz, Storbritannien eller något annat land med liknande dataskyddslagstiftning bör du vara medveten om att våra servrar finns i USA. All information som du delger oss kan komma att överföras till och behandlas i USA eller något annat land i världen där vi bedriver affärsverksamhet. Trots att detta kan innebära att mottagare av informationen finns i länder där det lagstadgade skyddet för dina personuppgifter är lägre än i ditt land så kommer vi att anstränga oss för att skydda dina uppgifter i samma utsträckning som de lagstadgade krav som gäller i just din jurisidiktion och vidta åtgärder som innebär att vi bara delar information med tredje parter som erbjuder liknande skydd. Genom att interagera med Ecolab och tillhandahålla personuppgifter och annan information som Ecolab rättmätigt kan samla in, behandla, använda eller överföra i samband med din relation till Ecolab samtycker du otvetydigt till att dina uppgifter samlas in, behandlas, används och överförs enligt vad som beskrivs här.

Om du befinner dig i EU eller en jurisdiktion med liknande lagstiftning kan det hända att GDPR eller dess lokala motsvarighet ger dig vissa lagstadgade rättigheter. Detta gäller särskilt rätten att få tillgång till, korrigera och radera de personuppgifter vi har om dig. Ecolab kommer att lagra dina personuppgifter under så lång tid som du interagerar med våra tjänster enligt vad som beskrivs i avsnittet om lagring i den här policyn eller tills du begär att uppgifterna raderas. Ecolab klassificeras som personuppgiftsansvarig (eller motsvarande roll) i samband med dina personuppgifter. Du hittar våra kontaktuppgifter i den här policyn och på andra ställen i tjänsten.

Under vissa omständigheter har du följande rättigheter gällande dataskydd:

• Rätt att få tillgång till, uppdatera eller radera de personuppgifter vi har om dig.
• Rätt att korrigera. Du har rätt att få dina personuppgifter korrigerade om de är inkorrekta eller ofullständiga.
• Rätt att motsätta dig. Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar dina personuppgifter.
• Rätt att begränsa. Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
• Rätt att föra över data. Du har rätt till en kopia av de personuppgifter vi har om dig i ett strukturerat, vanligt förekommande format som kan läsas av en maskin.
• Rätt att återkalla samtycke. Du har även rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till någon behandling där vi förlitade oss på ditt samtycke för att behandla dina personuppgifter.

Om du vill göra en begäran gällande dina personuppgifter får du gärna kontakta din chef, personalavdelningen eller dataprivacy@ecolab.com. Om du är en jobbsökande kan du begära att informationen från din ansökan raderas direkt i ansökningsportalen efter att ha loggat in på ditt sökandekonto.

Om du har en kommentar, en fråga eller ett klagomål som rör vårt sätt att hantera dina personuppgifter hoppas vi att du kontaktar oss enligt vad som beskrivs här så att vi kan åtgärda problemet. Om du befinner dig i EES-området kan du även skicka in ett klagomål angående behandlingen av dina personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Följande länkar hjälper dig att hitta rätt tillsynsmyndighet:

• I Storbritannien kan du lämna in ett klagomål till Information Commissioner: www.ico.org.uk
• I Schweiz har du rätt att kontakta FDPIC (nationella dataskydds- och informationsmyndigheten): FDPIC
• I EU kan du lämna in ett klagomål till din lokala dataskyddsmyndighet. En lista med alla dataskyddsmyndigheter finns på Europeiska dataskyddsstyrelsens webbplats: https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• I Sydafrika kan du lämna in ett klagomål till Information Regulator: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• I Brasilien kan du lämna in ett klagomål till ANPD (nationella dataskyddsmyndigheten)
• I Argentina har du rätt att kontakta PDP (nationella myndigheten för skydd av personuppgifter): PDP
• I Kanada kan du lämna in ett klagomål till Office of the Privacy Commissioner in Canada: Office of the Privacy Commissioner in Canada
• I Japan har du rätt att kontakta PPC (kommissionen för skydd av personuppgifter): https://www.ppc.go.jp/en/
• I Australien har du rätt att lämna in ett klagomål till Privacy Commissioner: Australian Information Commissioner
• I Nya Zeeland kan du kontakta Privacy Commissioner's office: www.privacy.org.nz

Rättslig grund för behandling

Om du befinner dig inom EES-området eller i en jurisdiktion som kräver ungefär samma rättsliga grund för behandling så beror vår rättsliga grund för att samla in och använda de personuppgifter som beskrivs i den här sekretesspolicyn på vilka personuppgifter vi samlar in och i vilket sammanhang vi samlar in dem.

Vi kan behandla personuppgifter av följande skäl:

• Det är nödvändigt för att uppfylla ett avtal mellan dig och Ecolab
• Du har gett ditt samtycke till att vi gör detta (i jurisdiktioner där detta är tillämpligt)
• Det ligger i vårt rättmätiga intresse som personuppgiftsansvarig, förutsatt att dina rättigheter inte åsidosätter vårt rättmätiga intresse
• Ecolab är skyldigt att efterleva lagstiftning

När vissa typer av känslig personlig information behandlas baserat på ditt uttryckliga samtycke kan du ha rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Om du vill göra detta kan du kontakta oss med hjälp av de kontaktuppgifter som anges i den här sekretesspolicyn. Om det finns någon annan rättslig grund som tillåter oss att fortsätta behandla dina personuppgifter efter det att du har återkallat ditt samtycke kommer vi att informera dig om denna rättsliga grund när du gör din begäran.

Ecolab kommer att vidta rimliga försiktighetsåtgärder för att skydda personuppgifter i dess ägo mot risken för förlust, missbruk, obehörig åtkomst, utelämnande, modifiering och förstörelse. Vi har implementerat säkerhetsåtgärder som följer branschstandarden och är utformade för att skydda all information som samlas in i samband med anställningsrelationen. Ecolab granskar då och då sina säkerhetsåtgärder i avsikt att säkerställa integriteten för personuppgifter. Det går dock aldrig att garantera säkerheten hos information som skickas via internet eller en mobil enhet. Vi ansvarar inte för någon avlyssning eller något avbrott i kommunikation som sker via internet eller för några ändringar, eller någon förlust av uppgifter.

Du ansvarar för att hemlighålla alla lösenord, användar-ID:n och andra typer av inloggningsuppgifter som används för att komma åt lösenordsskyddade eller skyddade delar av Ecolabs system som du har beviljats åtkomst till på grund av din befattning. För att skydda dig och din information kan det hända att vi vid misstanke om säkerhetsöverträdelser utan förvarning spärrar din åtkomst till något Ecolab-system medan utredning pågår.

Ecolab kommer att vidta rimliga försiktighetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter enbart används för de ändamål för vilka de samlades in, enligt vad som beskrivs i denna sekretesspolicy för anställda och jobbsökande. Ecolab kommer att vidta åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna är relevanta för det avsedda ändamålet, korrekta, fullständiga och aktuella. Dock förlitar sig Ecolab på din hjälp med att uppdatera dina personuppgifter och se till att de stämmer.

Ecolab förbehåller sig rätten att från tid till annan ändra den här sekretesspolicyn för att säkerställa att den korrekt återspeglar gällande regelverk och våra principer för datainsamling. Om betydande ändringar görs i den här sekretesspolicyn kommer Ecolab att tillhandahålla den reviderade policyn till dig. Den här sekretesspolicyn för anställda och jobbsökande uppdaterades senast i augusti 2023.

Om du har frågor eller kommentarer om den här sekretesspolicyn eller tjänsten som tillhandahålls av Ecolab kan du kontakta oss på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.