Global sekretesspolicy för medarbetare

Den globala sekretesspolicyn för medarbetare (”sekretesspolicy för medarbetare” eller ”policy”) gäller i hela Ecolabs globala verksamhet, för alla medarbetare och oberoende entreprenörer. I denna policy beskrivs vilka personuppgifter som Ecolab kan samla in under din anställningsrelation med Ecolab, hur Ecolab använder och skyddar dessa uppgifter samt vem de kan delas med.

Denna sekretesspolicy för medarbetare är utformad för att fastställa en enhetlig standard för alla Ecolab-enheter vad gäller skydd av medarbetarnas personuppgifter. Ecolab är införstått med att viss lagstiftning kan medföra ytterligare krav i tillägg till de som beskrivs i denna sekretesspolicy för medarbetare. Därmed kompletterar denna policy den offentliga sekretesspolicyn. Dessutom har eventuella lokala policyer eller sekretessrelaterade avslöjanden som är specifika för ditt bosättningsland företräde framför denna sekretesspolicy för medarbetare i den grad det finns en konflikt.

Personuppgifter (som även kallas personligt identifierbar information eller persondata) är uppgifter som kan användas för att identifiera dig eller en annan person som uppgifterna kan gälla. Vissa uppgifter krävs för att upprätta anställningsrelationen medan andra uppgifter samlas in under anställningens gång. Ecolab samlar in information i enlighet med vad som tillåts enligt lag i ditt bosättningsland. Viss information, som kön, rastillhörighet och religion, kan bara samlas in om detta är lagligt i din jurisdiktion.

De personuppgifter vi samlar in i samband med din anställning kan inkludera följande:

• Namn och kontaktuppgifter, inklusive kontaktuppgifter för nödsituationer (t.ex. adress, telefonnummer, e-post, faxnummer)
• Personuppgifter (t.ex. födelsedatum, civilstånd, födelseort, nationalitet, bosättningsland, medborgarskap, status på arbetstillstånd, militär status, föredraget språk)
• Betalningsuppgifter (t.ex. information om privat bankkonto, skatterelaterade formulär och uppgifter, Ecolabs företagskortnummer)
• Identifieringsinformation (t.ex. personnummer eller annat nationellt ID-nummer, passnummer, körkortsnummer, registreringsnummer)
• Kontoinformation (t.ex. inloggningsuppgifter för Ecolabs jobbportal eller andra medarbetarportaler)
• Anställningsinformation (t.ex. anställningsdatum, lön och förmåner, facktillhörighet, pension, försäkring, förmånstagare, arbetsbegränsningar och -anpassningar, förlikningsprocesser, prestation)
• Tjänsteinformation (t.ex. ID-nummer hos Ecolab, jobbtitel, avdelning/affärsenhet, chef, anläggning, tillgång till datorer och anläggningar)
• Utbildning och vidareutbildning (t.ex. utbildningsnivå, yrkesområde och utbildningsinrättning, kompetensbedömningar, yrkeslicenser och -certifieringar eller kurser)
• Arbetshistorik (t.ex. tidigare arbetsgivare eller befattningar, rekommendationsbrev)
• Närvaroinformation (t.ex. betald ledighet (semester) och ledighetsansökningar samt alla andra ansökningar om ledighet)
• Kommunikationsinformation (t.ex. röstmeddelanden, e-postmeddelanden, korrespondens, dokumentation och andra jobbrelaterade verk eller kommunikationer som skapats, lagrats eller skickats via våra nätverk, applikationer, enheter, datorer eller vår kommunikationsutrustning, undersökningsinformation)
• Information som samlats in i samband med rutiner för rekrytering eller avslutad anställning (t.ex. intervjuinformation, CV eller meritförteckning, ansökningshandlingar, referenser, skriftliga referenser, bakgrunds- och kreditkontroller, transkript, kontakter före anställningen, anställningserbjudande och -acceptans, start- och slutdatum, datum och skäl till avgång)
• Information om bedömning och bevakning av industriell hygienexponering
• Annan information som angetts på formulär och som krävs för förmåner, löneutbetalning eller personalavdelningen, i enlighet med gällande lagstiftning
• Bild och avbildningar, där detta är lagligt och/eller efter förvarning om så krävs enligt lag (t.ex. identifierande foto, inspelning från övervakningskamera, andra bilder och foton, samt tid och plats för användning av passerbricka)
• Teknisk information och information som anges i Ecolabs cookiepolicy, vid användning av vissa av Ecolabs webbplatser, där detta är tillåtet enligt lokal lag, inklusive där en medarbetare eventuellt kan neka till att den här typen av information samlas in (t.ex. information om besökta webbplatser, online-aktivitet eller annan information om användning av företagets enheter eller nätverk, IP-adresser för företagsägda enheter, användar-ID, lösenord och andra inloggningsuppgifter som används för att komma åt Ecolabs system, applikationer, enheter, datorer eller kommunikationsutrustning)
• Unika personliga identifierare som är kopplade till viss webbplatsspårningsteknik enligt beskrivning i Ecolabs cookiepolicy och som du kan neka till enligt samma cookiepolicy (t.ex. enhetsidentifierare, cookies, spårpixlar, pixeltaggar, mobila annons-ID:n och liknande teknik eller andra typer av beständiga identifierare). Observera att trots att den här sekretesspolicyn för medarbetare gäller för all medarbetaraktivitet, så kan tillämpligheten för cookies och den tillhörande cookiepolicyn variera om du besöker vissa webbplatser utanför www.ecolab.com
• Annan information som kan utbytas i samband med ingåendet av ett anställningsavtal med Ecolab

Vissa personuppgifter, som biometrisk information, exakta platsdata, kön, etnicitet, religion och hälsoinformation samt kommunikation där vi inte är den avsedda mottagaren, klassas som känsliga personuppgifter i vissa dataskyddsbestämmelser. Vi samlar inte in känsliga personuppgifter i någon jurisdiktion där vi är verksamma. Där så krävs enligt lag kommer ditt uttryckliga samtycke till insamling, behandling eller överföring av den här typen av känsliga personuppgifter att inhämtas. Lämpliga säkerhets- och skyddsåtgärder kommer att vidtas baserat på personuppgifternas art och vilka risker som är förknippade med uppgifterna och behandlingen.

När du tillhandahåller Ecolab personuppgifter som beskrivs i denna sekretesspolicy för medarbetare samlas personuppgifterna normalt in direkt från dig och du känner till vilka uppgifter vi har samlat in.

Under vissa begränsade omständigheter kan även externa tjänsteleverantörer samla in uppgifter å Ecolabs vägnar (t.ex. för bakgrundskontroller, gallringar osv.). Sådan insamling av dina uppgifter sker dock alltid inom ramarna för din anställning och vi informerar dig om att en extern part samlar in uppgifterna vid tidpunkten för insamling.

Slutligen kan vissa uppgifter samlas in från kunder, partners eller andra som du interagerar med under din anställning hos Ecolab (t.ex. kundundersökningar för resultatuppföljning och i liknande syften).

I enlighet med villkoren i sekretesspolicyn för medarbetare använder Ecolab de personuppgiftskategorier som beskrivs ovan på flera sätt. Om inget annat anges kan ovanstående information användas för något av de ändamål som räknas upp nedan. De här ändamålen täcker inte alla eventualiteter och det är möjligt att du vid ett senare tillfälle blir upplyst om ytterligare ändamål för andra, särskilda typer av behandling. Ecolab kan använda dina personuppgifter för att:

• bedöma om du uppfyller kriterierna för tjänsten, inklusive för att kontrollera referenser och kvalifikationer
• administrera lön och förmåner till dig och bedöma kvalifikationer för ett visst jobb eller en viss uppgift
• möjliggöra kommunikation och samarbete mellan anställda
• efterleva tillämplig anställnings- eller arbetslagstiftning
• kontakta dig angående andra jobbmöjligheter
• tillhandahålla allmän information om Ecolab
• besvara dina frågor och förfrågningar
• behandla arbetsrelaterade anspråk (t.ex. arbetstagarersättning och försäkringsskador)
• tillhandahålla utbildning eller annan kompetensutveckling
• utföra prestationsbedömningar och vidta disciplinära åtgärder
• etablera kontakt i en nödsituation
• uppfylla lagstadgade krav, inklusive hälso- och säkerhetskrav, begäran om information från myndigheter, i samband med säkerhetsutredningar eller för att göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk
• sammanställa personalregister
• skydda information som företaget lagrar
• hantera personalresurser, ekonomisk planering, företagets regelefterlevnad, internrevisioner och annan administration
• förvalta våra applikationer, vår programvara och våra elektroniska system
• förbättra medarbetarnas tillfredsställelse och prestationer
• förhindra potentielt bedrägliga, förbjudna eller illegala aktiviteter
• allmänt hantera alla aspekter av anställningsförhållandet, inklusive men inte begränsat till att upprätta, förvalta och avsluta anställningsavtal, allmän drift, samt för administrativa, ekonomiska och personalrelaterade ändamål
• andra nödvändiga ändamål som Ecolab rimligen behöver utföra och om vilka du blir förvarnad om det handlar om en betydande avvikelse från de ändamål som anges ovan.

I tillämpliga länder kommer den demografiska information du anger i jämlikhetsdelen av en jobbansökan enbart att användas för att bevaka allas lika möjligheter i Ecolabs globala verksamhet. Ecolab använder inte den här informationen för marknadsföringsändamål.

Ecolab kan samla in liknande eller relaterad information eller använda personuppgifter för ett liknande eller relaterat ändamål om detta är tillåtet enligt lagstiftning och regelverk i en enskild jurisdiktion. Om så krävs kommer mer information att tillhandahållas innan ytterligare insamling görs. Beroende på vilken jurisdiktion du tillhör kan det hända att du har rättigheter kring dina personuppgifter, som att radera, korrigera eller begränsa användningen. Dessa rättigheter och de jurisdiktioner där de är tillgängliga beskrivs i meddelanden som är specifika för jurisdiktionen.

Vissa uppgifter som samlas in krävs för att upprätta och underhålla anställningsrelationen. Om du väljer att inte tillhandahålla uppgifterna som efterfrågas kanske vi inte kan gå vidare med ett anställningskontrakt eller tillhandahålla alla anställningsförmåner som annars skulle vara tillgängliga för dig. Du kan när som helst fråga om vissa uppgifter krävs eller är valfria, och få förklarat hur borttagning av vissa uppgifter kan påverka dig.

Vi kan komma att tillhandahålla information tillhörande alla de personuppgiftskategorier som beskrivs ovan till Ecolabs medarbetare, konsulter, partner, samt andra företag eller personer för ändamålet att behandla denna information å våra vägnar för att upprätta, hantera eller avsluta vår anställningsrelation till dig. Där så sker kräver vi att dessa parter samtycker till att hålla uppgifterna konfidentiella på ett sätt som följer villkoren i sekretesspolicyn för medarbetare, Ecolabs offentliga sekretesspolicy och eventuella interna efterlevnadsstandarder för sekretess samt lagar och bestämmelser i jurisdiktionen där du bor.

Dina uppgifter kan skickas till följande parter:

• Våra dotterbolag och närstående företag
• Samarbetspartner, underleverantörer och kanalpartner som inte betraktas som dotterbolag
• Tredjepartsleverantörer eller tjänsteleverantörer som tillhandahåller viktiga tjänster och är nödvändiga för att vi ska kunna hantera din anställning eller ansökan, eller för att vi ska kunna tillhandahålla vissa anställningsrelaterade tjänster (inklusive för de ändamål som beskrivs i föregående avsnitt)
• Utomstående parter som tillhandahåller sakkunnig rådgivning (t.ex. advokater, banker, revisorer)
• Myndigheter och andra organ i samband med rättstvister eller andra förfrågningar, där detta tillåts enligt lag
• Andra personer eller utomstående parter som du har bett oss att dela information med

Förutom de sätt som beskrivs ovan kommer vi inte utan ditt samtycke, eller som del av ett specifikt program eller erbjudande som du har möjlighet att tacka ja eller nej till, att dela dina personuppgifter med andra utomstående företag för deras kommersiella eller marknadsföringsaktiviteter.

Vi kan dessutom komma att utelämna personuppgifter: (i) i den utsträckning vi i god tro anser att detta krävs för att efterleva någon tillämplig lag, (ii) för att hävda våra rättigheter och/eller göra gällande eller försvara oss mot yrkanden som rör din anställning hos Ecolab, skydda oss mot skadeståndsskyldighet, försvara oss mot eventuella anspråk, skydda någon användares rättigheter, egendom eller personliga säkerhet, eller skydda allmänheten, (iii) om informationen måste utelämnas för att skydda någon annan persons säkerhet i enlighet med gällande lagstiftning, (iv) för att svara på ett domstolsbeslut, en stämning, husrannsakningsorder eller annan rättslig process, i den omfattning och med de begränsningar som lagstiftningen tillåter, (v) i händelse att vi genomgår en företagsomställning, som en sammanslagning, avyttring, anskaffning, avveckling eller försäljning av alla eller delar av våra tillgångar, eller (vi) för något annat ändamål som har direkt koppling till det ändamål för vilket personuppgifterna ursprungligen samlades in.

Ecolab sparar bara dina personuppgifter så länge som krävs för syftet som anges i sekretesspolicyn för medarbetare, vilket normalt är under så lång tid som din anställning pågår plus minst ett år efter att anställningsrelationen har upphört.

I vissa jurisdiktioner kan tiden som dina personuppgifter lagras variera baserat på lokal lagstiftning. Du kan fråga din chef eller kontakta Ecolab med hjälp av de kontaktuppgifter som anges i den här policyn om du vill veta vilken lagringstid som gäller i just din jurisdiktion. Vi kan dessutom komma att spara och använda personuppgifter i den utsträckning som krävs för att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter (t.ex. om det krävs att vi sparar dina uppgifter för att efterleva tillämplig lagstiftning), lösa tvister och verkställa våra juridiska avtal och policyer.

Om du befinner dig utanför USA, i synnerhet om du befinner dig i Kanada, Brasilien, Europeiska unionen (EU), Europeiska samarbetsområdet (”EES”), Nya Zeeland, Sydafrika, Schweiz, Storbritannien eller något annat land med liknande dataskyddslagstiftning bör du vara medveten om att våra servrar finns i USA. All information som du delger oss kan komma att överföras till och behandlas i USA eller något annat land i världen där vi bedriver affärsverksamhet. Trots att detta kan innebära att mottagare av informationen finns i länder där det lagstadgade skyddet för dina personuppgifter är lägre än i ditt land så kommer vi att anstränga oss för att skydda dina uppgifter i samma utsträckning som de lagstadgade krav som gäller i just din jurisidiktion och vidta åtgärder som innebär att vi bara delar information med tredje parter som erbjuder liknande skydd. Genom att interagera med Ecolab och tillhandahålla personuppgifter och annan information som Ecolab rättmätigt kan samla in, behandla, använda eller överföra i samband med din relation till Ecolab samtycker du otvetydigt till att dina uppgifter samlas in, behandlas, används och överförs enligt vad som beskrivs här.

Ecolab följer datasekretessramverket mellan EU och USA (”DPF mellan EU och USA”), utökningen av DPF mellan EU och USA för Storbritannien och datasekretessramverket mellan Schweiz och USA (”DPF mellan Schweiz och USA”) i enlighet med vad som beskrivs av USA:s handelsdepartement (gemensamt ”DPF-programmet”).

Ecolab har intygat gentemot USA:s handelsdepartement att man följer principerna för datasekretessramverket mellan EU och USA (”DPF-principerna mellan EU och USA”) vid bearbetning av personuppgifter från EU och Storbritannien. Ecolab har även intygat gentemot USA:s handelsdepartement att man följer principerna i datasekretessramverket mellan Schweiz och USA (”DPF-principer mellan Schweiz och USA”, tillsammans med ”DPF-principerna mellan EU och USA” kallas dessa ”principerna”) vid bearbetning av personuppgifter från Schweiz. Vid en konflikt mellan villkoren i sekretesspolicyn och DPF-principerna mellan EU och USA (inklusive utökningen för Storbritannien) och/eller DPF-principerna mellan Schweiz och USA ska principerna ha företräde. Mer information om programmet för datasekretessramverket och våra certifieringar finns på https://www.dataprivacyframework.gov/. En komplett lista med alla deltagande organisationer finns på https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Under vissa omständigheter kan Ecolab vara ansvariga för handlingar som utförs av utomstående parter om dessa utomstående parter bearbetar personuppgifter som kommer från EU, Storbritannien, Gibraltar och/eller Schweiz som Ecolab avslöjar för dem på ett sätt som inte följer principerna.

Om du har några frågor eller klagomål angående vår hantering av dina personuppgifter enligt DPF kan du kontakta oss på uppgifterna som anges i avsnittet ”Kontakta oss” nedan.  Om du fortfarande har specifika bekymmer angående sekretess som inte har lösts efter att vi har försökt besvara din sekretessfråga eller om du har bekymmer kopplade direkt till Ecolab har Ecolab åtagit sig att samarbeta med EU:s dataskyddsmyndigheter, Storbritanniens Commissioner's Office (ICO), Schweiz nationella dataskydds- och informationsmyndighet (FDPIC) vad gäller olösta klagomål om vår hantering av personuppgifter som har tagits emot i enlighet med DPF mellan EU och USA och utökningen av detta för Storbritannien samt DPF mellan Schweiz och USA. I enlighet med vad som beskrivs i DPF-programmet kan enskilda personer ha möjlighet att välja bindande skiljeförfarande för att lösa klagomål som rör personuppgifter från EU, Storbritannien, Gibraltar eller Schweiz. Aktuell information om detta finns på webbplatsen för DPF-programmet, som du hittar en länk till ovan.

Ecolab omfattas av de utredande och verkställighetsbefogenheter som innehas av USA:s Federal Trade Commission som ansvarar för att säkerställa efterlevnad av DPF. Dessutom kan offentliga myndigheter i USA, däribland men inte begränsat till USA:s regering, under vissa omständigheter göra en lagstadgad begäran att Ecolab överlämnar vissa personuppgifter. Ecolab måste rätta sig efter den här typen av begäran.

Följande Ecolab-dotterbolag i USA följer också DPF-principerna:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• Nalco Industrial Outsourcing Company
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations LLC
• Pest Management LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC

Ecolab will take reasonable steps to protect your personal information in Ecolab's possession and secure against risk of loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. Vi har implementerat säkerhetsåtgärder som följer branschstandarden och är utformade för att skydda all information som samlas in i samband med anställningsrelationen. Ecolab granskar då och då sina säkerhetsåtgärder i avsikt att säkerställa integriteten för personuppgifter. Det går dock aldrig att garantera säkerheten hos information som skickas via internet eller en mobil enhet. Vi ansvarar inte för någon avlyssning eller något avbrott i kommunikation som sker via internet eller för några ändringar, eller någon förlust av uppgifter.

You are responsible for maintaining the security of any password, user ID or other form of authentication involved in obtaining access to password protected or secure areas of Ecolab's systems to which you have been granted access based on your position. För att skydda dig och din information kan det hända att vi vid misstanke om säkerhetsöverträdelser utan förvarning spärrar din åtkomst till något Ecolab-system medan utredning pågår.

Ecolab will take reasonable precautions to ensure that your personal information is only used for the purposes for which it was collected as described in this Employee Privacy Notice. Ecolab kommer att vidta åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna är relevanta för det avsedda ändamålet, korrekta, fullständiga och aktuella. Dock förlitar sig Ecolab på din hjälp med att uppdatera dina personuppgifter och se till att de stämmer.

Ecolab reserves the right to modify this Employee Privacy Notice from time to time in order that it accurately reflects the regulatory environment and our data collection principles. When material changes are made to this Employee Privacy Notice, Ecolab will provide you with the revised notice. This Employee Privacy Notice was last modified as of November of 2024.

Om du har frågor eller kommentarer om den här sekretesspolicyn eller tjänsten som tillhandahålls av Ecolab kan du kontakta oss på 844-880-8355 eller dataprivacy@ecolab.com.